Come Delegare il Ritiro di un Pacco Postale

Delegare il ritiro di un pacco postale è una pratica che semplifica la vita quando gli impegni di lavoro, motivi di salute o semplicemente la distanza dal luogo di consegna impediscono di recarsi personalmente allo sportello. In Italia la facoltà di indicare un’altra persona affinché ritiri un invio registrato – che si tratti di raccomandata, assicurata, pacco nazionale o spedizione internazionale soggetta a firma – trova fondamento nel codice civile e nelle norme di Poste Italiane sulla consegna a persona diversa dal destinatario. Comprendere con precisione quali documenti servano, come compilarli, quali responsabilità si trasferiscano e quali garanzie rimangano in capo al mittente o al servizio postale significa evitare rifiuti allo sportello o, peggio, il ritorno al mittente dell’invio. Questa guida, articolata in più sezioni, accompagna passo dopo passo chiunque debba predisporre una delega, illustrando le regole generali, le varianti digitali e le situazioni particolari in cui possono emergere dubbi.

Che cosa significa delegare il ritiro

Quando si firma una delega si attribuisce a un terzo il potere di compiere un atto giuridico in proprio nome ma nell’interesse del delegante: in questo caso la firma di ricezione di un pacco. L’operazione è apparentemente semplice, ma implica il trasferimento di responsabilità sulla corretta verifica dell’integrità dell’involucro e sulla corrispondenza fra codice di tracciamento e plico consegnato. Occorre quindi scegliere con cura la persona di fiducia, assicurarsi che comprenda l’importanza di controllare i dettagli dell’avviso di giacenza, portare con sé la documentazione prescritta e conservare con diligenza la ricevuta. Nel momento in cui il delegato appone la firma sull’avviso di ricezione, la spedizione si considera consegnata al destinatario a tutti gli effetti di legge: la data riportata sulla ricevuta vale per la decorrenza di termini di ricorso, di eventuali contestazioni o di scadenze fiscali.

Documenti necessari e loro preparazione

In assenza di una lista schematica, conviene immaginare la scena dello sportello e descrivere ciò che l’operatore postale chiederà al delegato. Anzitutto presenterà un documento d’identità valido: carta d’identità, patente o passaporto, purché il documento mostri un numero identificativo, una fotografia attuale e non sia scaduto. Il delegato dovrà inoltre esibire una delega scritta in originale. Poste Italiane mette a disposizione un modulo prestampato – reperibile sul sito ufficiale o già allegato all’avviso di giacenza – che prevede l’indicazione dei dati anagrafici del delegante e del delegato, oltre alla firma autografa del primo. In alternativa è possibile redigere una dichiarazione su carta libera, purché contenga la data, i riferimenti completi del pacco (numero di tracking o codice a barre), l’autorizzazione esplicita al ritiro e la firma con grafia corrispondente a quella del documento d’identità allegato. All’atto della redazione occorre allegare la fotocopia fronte-retro di un documento del delegante. È buona prassi includere nel fascicolo anche l’originale o la stampa dell’avviso di giacenza, su cui spesso compare già lo spazio dedicato alla firma di delega.

Quando il pacco prevede un pagamento alla consegna – per esempio contrassegno o tasse doganali – il delegato dovrà presentarsi con la somma esatta in contanti o con un metodo di pagamento accettato dall’ufficio postale. Se il pacco prevede un’assicurazione elevata, talvolta l’operatore può chiedere di trascrivere sul modulo anche la dichiarazione di presa in custodia inalterata del contenuto; si tratta di una forma di autotutela che conviene leggere con attenzione prima di firmare.

Procedura allo sportello postale

Una volta varcato l’ingresso dell’ufficio postale, il delegato ritirerà il ticket della coda selezionando allo sportello automatico la voce che corrisponde a “ritiro pacchi” o “raccomandate”. Al momento della chiamata consegnerà senza alcuna esitazione la delega, il proprio documento e l’avviso di giacenza. L’addetto controllerà la corrispondenza dei dati, verificherà che la firma del delegante coincida con quella presente nell’archivio digitale se già censita, o comunque che sia coerente con le informazioni dell’avviso. Spesso l’operatore fotocopierà o scansionerà la delega, restituendo l’originale con un timbro di avvenuto ritiro. È importante che il delegato controlli subito che il pacco presenti il medesimo codice di spedizione riportato nell’avviso; in caso di incongruenze dovrà farlo notare prima di firmare sul palmare o sul modulo cartaceo, perché dopo la sottoscrizione l’atto è difficilmente revocabile.

Successivamente l’impiegato chiederà di apporre la firma elettronica su un tablet oppure di firmare sull’avviso cartaceo. Tale firma viene digitalizzata e conservata per anni come prova. Nel momento in cui la consegna è registrata, il sistema invia l’aggiornamento di stato nella tracciatura online. Il delegato riceverà la ricevuta, che andrà consegnata il prima possibile al delegante. Quest’ultimo dovrebbe conservarne copia insieme alla delega per qualsiasi futura contestazione.

Delega digitale permanente e opzioni sul sito Poste Italiane

Negli ultimi anni l’operatore postale ha introdotto la possibilità di impostare online una lista di delegati permanenti. Attraverso il sito ufficiale o l’app, il titolare di un account PosteID con SPID può accedere all’area riservata “Gestione consegne” e selezionare la sezione dedicata ai recapiti e alle deleghe. Qui è possibile indicare fino a un certo numero di persone, registrandone nome, cognome, codice fiscale e numero di documento. Al termine della procedura digitale, Poste Italiane invia un codice di conferma via SMS e associa la delega al profilo del destinatario. Da quel momento il delegato potrà presentarsi allo sportello con la sola carta di identità e il numero di spedizione: l’operatore troverà già a sistema l’autorizzazione, riducendo tempi di attesa e necessità di moduli cartacei. Questa soluzione è particolarmente utile per chi riceve molti pacchi, magari a causa di un e-commerce domestico, e non è sempre presente a casa. L’eventuale revoca del potere di ritiro si effettua con la stessa semplicità, deselezionando il nominativo nell’area personale.

Situazioni particolari: pacchi internazionali, giacenze lunghe e delega a corrieri privati

Quando il pacco proviene da fuori Unione Europea e ha superato il valore doganale minimo, l’ufficio postale funge da intermediario con l’Agenzia delle Dogane. Il delegato può comunque ritirare l’invio, ma deve essere pronto a pagare IVA, dazi e tariffa di presentazione e a firmare il modulo di sdoganamento. Talvolta l’ufficio chiede anche la delega per la parte fiscale: conviene anticipare la fotocopia del documento del delegante con l’indicazione “autorizzo anche al pagamento dei diritti doganali”. Se la giacenza supera i dieci giorni lavorativi, Poste Italiane invia un secondo avviso e può applicare una tariffa di custodia: il delegato va informato di questo possibile costo aggiuntivo. Esistono poi spedizioni gestite inizialmente da corrieri privati, che vengono rimesse al servizio postale in caso di destinatario assente; in tali circostanze la delega segue le regole di Poste Italiane perché il ritiro avviene comunque allo sportello pubblico, ma può essere necessario indicare all’operatore anche il numero di riferimento del corriere originario.

Consigli per evitare problemi frequenti

Un errore ricorrente consiste nel firmare la delega con penna diversa o grafia sensibilmente difforme da quella del documento: l’addetto, in caso di dubbio, può respingere la pratica. È dunque opportuno firmare con calma, replicando la firma ufficiale. Un altro disguido tipico riguarda la scadenza del documento del delegato: se la carta d’identità è scaduta da più di cinque anni, anche se ancora priva di taglio, potrebbe non essere accettata. Meglio controllare la data con largo anticipo. Vale poi la pena di verificare gli orari di apertura dell’ufficio postale designato, specie nei periodi festivi, perché alcune sedi riducono gli sportelli pomeridiani e non è infrequente che il delegato, pur presentandosi, non riesca a completare la pratica in tempo. Infine, in caso di pacchi voluminosi, può accadere che l’ufficio richieda un documento d’identità anche del delegante in originale, soprattutto nelle sedi centrali delle grandi città; informarsi telefonicamente il giorno prima evita viaggi a vuoto.